用这套方法搞定工作 可以减轻工作压力、提高效率

  • 2017年07月03日
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上一篇文章NB牛哥跟大家分享了来自日本丰田的《精益生产法》在个人效率改善方面的应用,这篇文章,我们来聊聊GTD工作法。

用这套方法搞定工作 可以减轻工作压力、提高效率

GTD, 来自著名时间管理人戴维·艾伦(David Allen)所写的《 Getting Things Done-The Art of Stress-Free Productivity》(中文书名为《搞定-无压工作的艺术》一书。

GTD就是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把事情做完”,其核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

运用GTD方法,可以清空大脑,然后一步步按照设定的路线去努力执行,通过时间和精力管理,减轻工作压力,提高工作效率。

具体操作:

1、收集:把能够想到的所有的未尽事宜全部罗列出来,放入收件箱中,收件箱既可以是实物,如文件夹或者篮子,也可以是电子的产品,如手机或电脑。收集最重要的作用是记录下所有的工作,然后清空大脑 。

2、整理:将未尽事宜放入收件箱之后,需要定期或不定期整理,清空。对这些未尽事宜按是否可以付诸行动进行区分整理,不能付诸行动的,标注为参考资料,以后可能需要处理以及垃圾类;而对可行动的事宜再划分是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步划分 。

3、组织:组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料进行组织主要使用一个文档管理系统,下一步行动的织,一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。

等待清单主要是记录他人去做的工作,未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、事项等等。而下一步清单则是具体的下一步工作,如果一个项目涉及到多步骤的工作,就需要将其细化成具体的可操作的工作,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。

4、回顾:一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统正常运作,及时知道工作进展,在回顾的同时还需要进行未来一周的计划工作。

5、执行:按照具体清单行动,在具体行动中可能会需要根据所处的环境,时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单以及清单上的事项。

图解:

图一

用这套方法搞定工作 可以减轻工作压力、提高效率

图二

用这套方法搞定工作 可以减轻工作压力、提高效率

图三

用这套方法搞定工作 可以减轻工作压力、提高效率

6个要点:

1.按照事情紧急、重要程度,划分至四个象限。根据事情的轻重缓急来处理,尤其注意要尽早处理重要不紧急事物,比如时间管理计划,比如学习,否则,这些事情堆积起来,变成重要而紧急,带给人巨大压力。

用这套方法搞定工作 可以减轻工作压力、提高效率

2.用日程表记录待办事项,提前预留准备时间。比如后天开会,一定提前预留充分的准备时间准备,并记录到日程表中,预留的时间最好是自己预估所需时间的1.5倍,这样方可确保事情不至于完不成或者到最后草草完成。

3.任务清单一旦做好,立刻将事情从大脑中拿走。任务清单,最好放置在电脑手机都可以查看的地方,比如有道云笔记或者QQ上,并设置好提醒,忧虑是没用的,清空大脑反而更能提高效率。

4.不要半途而废,不要把同一件事反复放入收件箱。否则事情就会越来越多,而每次捡起又需要花费时间和精力。如果事情实在做不完,可以作为一个新任务,重新规划时间和计划。

5.不要频繁切换任务。人脑就像一颗单线程CPU,一次只能处理一件事情,多任务同时处理非常费劲,体力劳动,频繁切换任务没多大关系,并不会占用多少”CPU”,重脑力劳动就不行了,只能一次处理一件,否则就容易出错,效率很低。

为了节省脑力,我们可以把零散的事情,如签字,淘宝购物,请教问题,集中在精力较差时间做,比如午休后,下班前和晚餐时,把重脑力劳动,放到精力最好的时候去处理。

6.开始做事前,坚决杜绝“完美主义”。很多人都有“完美主义”的毛病,做事情非要想得觉得完美了,再开始做,但是事情是做出来的,不是想出来的,再完美的想法与实践都有很大的差别,不要企图一开始就能想出个完美的做法。正确的做法是去做,边做边调整,这样才可能接近完美。天天冥思苦想,很容易沦为空想,事情就这么被拖延下去,最后的不了了之或者草草收场。

作者:NB牛哥@坦途电商

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